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miércoles, 12 de mayo de 2010

Excel para contadores, Las Funciones de Búsqueda

Como se ha visto la amplia gama de funciones con las cuales podemos contar al momento de la elaboración de las hojas de trabajo en las cuales se podrá analizar la información de la empresa es muy amplia, dentro de ese tema trataré de explicar algunos, en el tema anterior se enumeraron más de 100 funciones las cuales serán las que se irán explicando poco a poco en cada una de las siguientes publicaciones. En este tema se explicarán lo que son las funciones de búsqueda, vuelvo recordar que no serán explicadas todas ya que al intentarlo hacer prácticamente sería un libro completo o mejor dicho un curso, claro está que nos observan a la posibilidad de poder explicar alguna inquietud que alguno tenga lo cual puede hacer llegar su duda o inquietud a esta página, pero en esta publicación trataremos las siguientes:

  1. buscar
  2. coincidir
  3. columna
  4. fila
  5. dirección
  6. elegir
  7. transponer

Como consejo es bueno tener en cuenta la ayuda que trae Excel, ya que es trae información detallada de cada uno de las funciones, además de explicar el uso y el funcionamiento de todo el programa, ya que al alcance de este pequeño curso no podrá cubrir todos los temas e inquietudes que vayan suscitando, pero de nuevo expongo de que al tener alguna duda y quedarán que la ayuda que esta página les pueda ofrecer sea útil a llegar sus inquietudes.

Para poder explicar estas funciones seguiremos la siguiente estructura:

  1. Definición según la ayuda de Excel.
  2. Sintaxis.
  3. Explicación de dicha definición.
  4. Desventajas.
  5. Posibles aplicaciones.
  6. Ejemplo explicativo.

BUSCAR.

Definición según la ayuda de Excel.

Devuelve un valor procedente de un rango de una fila o columna o de una matriz. La función BUSCAR tiene dos formas de sintaxis: vectorial y matricial. La forma vectorial de BUSCAR busca en un rango de una fila o de una columna un valor (vector) y devuelve un valor desde la misma posición en un segundo rango de una fila o de una columna. La forma matricial de BUSCAR busca el valor especificado en la primera fila o en la primera columna de la matriz y devuelve un valor desde la misma posición en la última fila o columna de la matriz.

Sintaxis.

BUSCAR(valor_buscado;vector_de_comparación;vector_resultado)

Valor buscado: este parámetro representa el valor que andamos buscando y del cual esperamos obtener un resultado, por ejemplo podemos colocar el código de una cuenta contable y esperamos como resultado la descripción de dicha cuenta.

Vector de comparación: este parámetro es el listado en el cuadro se espera localizar el valor buscado, por ejemplo puede ser todas las cuentas contables que se tiene en un catálogo contable.

Vector resultado: este parámetro es el listado de los posibles valores que se obtengan como respuesta por el uso de esta función, por ejemplo puede ser todas las descripciones de las cuentas contables que tengamos en un catálogo de cuentas.

Explicación.

Esta función ayuda a localizar un valor determinado de acuerdo un cierto criterio que se establece, este criterio tiene de identificar claramente al elemento buscar. En otras palabras se debe tener un listado con el identificador y otro con el elemento buscar.

Desventajas.

Esta función presentaba desventajas, entre los cuales podemos mencionar, que el estado debe identificador tiene que estar ordenado alfabéticamente de forma descendente es decir desde la letra a hasta la letra Z., desde el número cero hasta el número nueve, además al no encontrar el identificador proporcionara como respuesta el valor más cercano que encuentre con lo cual podemos llegar a tener resultados inesperados que en lugar de otorgarnos una solución nos puede proporcionar dolor de cabeza, pero proporciona resultados razonablemente útiles. Para desventajas antes expuestas a criterio muy personal me inclino por la elaboración de una macro que realice estas tareas, dicho tema lo trataremos más adelante.

Posibles aplicaciones.

  1. El código contable de un catálogo de cuentas, con su respectiva destrucción de cuentas. Podemos utilizar esa fórmula para realizar la búsqueda de una cuenta contable dentro de un catálogo de cuentas.
  2. Buscar un cliente clasificado por un código de cuenta, su número de registro fiscal, su documento de identidad o cualquier otro dato que sea único para poder identificar claramente ha dicho frente.
  3. Buscar un proveedor las opciones que de un cliente.
  4. Realizar clasificaciones ordenadas y sistemáticas de cualquier información que sea objeto de análisis.
  5. La elaboración de partidas contables por medio de la búsqueda de la cuenta contable.

Ejemplo explicativo.

Imaginemos que tenemos un listado de objetos debidamente identificados en una hoja de Excel, de siguiente manera.

A

B

1

Código

Descripción

2

Uno

Activo

3

Dos

Pasivo

4

Tres

Patrimonio

Ahora en la celda D1, coloquemos la siguiente fórmula:

=BUSCAR("Uno",B1:B4,C1:C4)

Como resultado tendremos: "Activo"

Un dato a tener en cuenta es que los valores textuales se debe colocar entre comillas dobles de lo contrario al programa nos dará un error. Esto lo entenderemos mejor cuando se esté explicando lo que son las variables por el momento dejémoslo así, para aquellos que tengan un poco, de curiosidad investigase sobre ese tema para cuando lleguemos ya estén familiarizados.

Hasta que dejaré esta publicación ya que se sigo se volverá un aburrido y no en esa la intención, sino lo contrario de incentivar a conocer de mejor manera lo que son las hojas electrónicas y su funcionamiento dentro esa carrera contable, si algo les ha parecido un poco fuera de lugar o incomprensible por favor hacerlo saber para ir mejorando las futuras publicaciones y además corregir las que ya están ya que todos estamos en un proceso de aprendizaje. Hasta la próxima.

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