No diferenciar lo personal de los negocios.

Cuando se organiza una empresa se debe de tener a consideración, que la entidad tendrá los recursos necesarios para un buen funcionamiento y debe de proveerse de capital suficiente para enfrentar todas los obligaciones para su correcto desarrollo.
Los dueños de las empresas deben tener en claro que estos recursos que han puesto a disposición deben ser separados de los propios. Se debe de tener claro para no involucrar los gastos personales y familiares con los de la propia empresa.
Cuando los dueños de los negocios no tienen la capacidad para diferenciar cuales son los eventos que involucran lo personal y lo consideran como de la empresa, pueden terminar con los recursos de la empresa.
En algunas ocasiones pueden terminar pagando los gastos de la casa de habitación de ellos, bajo el concepto de que la empresa es de ellos. Una cuestión que se debe tener presente es que en los negocios o en concreto las empresas son entidades singulares, con su propio ciclo de vida, en las cuales nacen, se desarrollan y mueren; por lo tanto se puede considerar que tienen un sistema de vida propio.
En base a lo anterior, los empresarios deben ser los que deben de extender el ciclo lo mas posible, evitando sobrecargar innecesariamente los gastos de una empresa.
Cuando no se tiene la capacidad para colocar un limite entre lo que pertenece a  la empresa y lo que pertenece a los gastos personales y de la familia, se acorta el ciclo de una empresa, ya que esta no tendrá los recursos necesarios para responder ante las obligaciones adquiridas, entre las cuales se puede mencionar el pago a proveedores, acreedores o gobierno por medio de los impuestos. Estos al ver que la empresa no tiene capacidad de pago,pueden comenzar un procesa de recuperación de los créditos otorgados a la empres ante la ejecución de garantías que respalden los créditos.
Algo importante a considerar cuando se inicia un negocio es el de establecer claramente los limites justamente cuando este comienza a dar los primeros pasos.
Bueno hasta aquí este primer tema, de la serie como fracasar en los negocios, espero comentarios, estos temas son algo largo y pueden ser tediosos tratar de desarrollarlos en un solo post, por eso los iré dividiendo para poder digerirlos de la mejor manera, hasta la próxima.

La actitud, un tesoro para triunfar.

Todo en nuestra vida tiene que ser visto con optimismo, ya que si tenemos pensamientos de fracaso, eso será lo que obtendremos.

De la misma forma, dentro de una organización hay que rodearse de personal que tenga la actitud de triunfar en la vida, ya que si se tiene empleados que solamente encuentran problemas en cada uno de los procesos, la empresa no caminara correctamente.

Si se contrata a persona  que tienen una actitud de fracaso, esta se propagara como una enfermedad contagiosa. Y si todo el personal comienza a trabajar de mala gana, la empresa no podrá prosperar ya que siempre se tendrá la mentalidad de derrota.

En cambio si se tiene personal con actitud positiva, todos los trabajos se realizaran correctamente, y al mismo tiempo se propondrán nuevos procesos, se mejorara el funcionamiento total de la empresa, ya que todos buscaran lo mejor, teniendo como premisa que si la empresa se supera, también el empleado lo hará.

Cuando se tiene personal competente y con actitud positiva la empresa va bien dirigida a crecer, presentar innovaciones y mejorar lo procesos.

Hoy en día con la crisis económica, es prudente contratar este tipo de personal, para que infunda una actitud positiva y al mismo tiempo ser competitiva en el medio.

Bueno hasta aquí este tema, como siempre mi objetivo es motivarlos a que se comprometan a estudiar y mejorar cada día, si les gusta este espacio los invito a que compartan este sitio y seguirme en Facebook, hasta el próximo tema.

La responsabilidad del contador

El contador de la empresa tiene sobre su cabeza, una gran responsabilidad, la cual es de ser un asesor para la administración. Para lo cual debe ser un profesional completo en todos los aspectos, sino no lo logrará desarrollar su función.

Cuando un contador esta lo suficientemente preparado, es una ayuda inmediata y fiable para los usuarios de la información financiera, ya que deja de ser un simple empleado encargado de la elaboración de los estados financieros y pasa a ser un empleado capaz de proponer ideas que ayuden a mejor las funciones de la empresa.

Los contadores han sido menospreciados debido a que no se preparan para desempeñar todas funciones para las cuales puede ser requerido.

Un contador pleno debe de conocer sobre:

1. Economía
2. Finanzas
3. Análisis de cuentas por cobrar
4. Inventarios
5. Control Interno
6. Administración de personal
7. Análisis financiero
8. Macroeconomía
9. Microeconomía
10. Computación
11. Ofimática
12. Internet
13. Redes
14. Comunicación
15. Mercadotecnia
16. Ventas
17. Compras
18. Planillas
19. Leyes

La lista se me queda corta ya que el contador debe ser capaz y competente para desempeñar cualquier cargo siendo eficiente en cada uno de ellos.

Por eso todos los que desarrollamos la función del contador, debemos tener la capacidad de aprender de manera continua cada uno de los aspecto necesarios.

La ética del contador

Según el diccionario de la lengua española: “La ética estudia los actos morales, sus fundamentos y como se vinculan en la determinación de la conducta humana.”

Partiendo de lo anterior, el contador tiene un rol muy importante dentro de las empresas, la cual es de velar por el buen funcionamiento del control interno, pero al mismo tiempo tiene  que evitar que se caiga en las ilegalidades.

Pero también tiene la función de ser un asesor para la administración, tanto en aspectos financieros, económicos, administrativos, entre otros. Y uno de los aspectos a los cuales debe de ayudar en el incremento de la rentabilidad.

Es en este último punto muchas veces la gerencia solicita que se alteren los resultados para poder reflejar resultados positivos, esto con el fin de conseguir un préstamos bancario u otro tipo de financiamiento, en fin existen mucho criterios por lo cuales se pueden solicitar esto.

Pero puede ocurrir lo contrario que la gerencia solicite mostrar resultados negativos, esto muchas veces sucede por que quieren evitar un pago en los impuesto.

He aquí cuando se hace la pregunta, ¿Es correcto alterar los resultado de los Estados financieros? Respuesta profesional, siempre será que no, ya que no es ético.

Desgraciadamente muchos profesionales de área se prestan para realizar este tipo de estrategias, que lo único que hacen es que se llega a un punto en el cual no se saben cuales son los resultados reales de la empresa, al mismo tiempo la alta gerencia que es la misma que ha solicitado tales maniobras no confía en los datos arrojados, y lo cual se manifiesta en un paranoia que se refleja en la desconfianza existente.

Bueno hasta aquí este tema, pero si tienen dudas ya saben que pueden realizar sus preguntas aquí, cualquier comentario los pueden realizar, hasta la próxima.

La creatividad: un valor invaluable.

Las empresas para ser competitivas deben de innovar a una gran velocidad. Para ello deben de fomentar la creatividad dentro de la empresa.

La mejor fuente para obtener resultados diferentes, es incentivar el desarrollo personal de cada uno de los empleados, pero en algunas ocasiones hay jefes que provocan que los empleados tenga miedo a manifestar sus ideas abiertamente.

Cuando los jefes son egoístas, tratan de mostrar que sus ideas son las mejores procuran encontrar defectos a todas las ideas, con lo cual desmotiva a todos los miembros de la empresa y el trabajo en equipo se vera afectado de forma negativa.

Cuando un personal quiere manifestar una idea, siempre se debe de escuchar, ya que por muy mala que sea puede dar origen a otra mejor o ser el complemento de otra que ya se tiene en marcha. Por eso la creatividad debe de ser un activo que se debe de cuidar.

Cuando una empresa implementa dentro de sus políticas, el incentivo a la innovación y desarrollo, es una organización que va por el camino al crecimiento económico, si los empleados están motivados se alcanzara mucho mas rápido y  sabiendo que los empleaos están dispuestos a dar el 100% de su trabajo se puede expandir tanto al interior como al exterior siempre y cuando cada empleado aporte su creatividad a los procesos administrativos estos serán responsables en desarrollar sus funciones ya que tienen el conocimiento de que se les ha tomado en cuenta en el desarrollo de los controles y estos los consideran como si ellos mismos los han establecido.

Bueno esto es todo por hoy, espero como siempre sus comentarios y sugerencias, tambien les invito a que me sigan el Facebook, en la siguiente pagina http://www.facebook.com/pages/Sistemas-y-Contabilidad/173688159393798 para que este enterado cuando se publique nuevos temas, hasta la próxima.

La importancia de la tecnología en los negocios

 

En el mundo globalizado de los negocios en el que estamos viviendo en los últimos años, es importante tener las herramientas adecuadas necesarios para agilizar los procesos administrativos dentro de las organizaciones.

Una de las herramientas administrativas es la adquisición de tecnología útil para poder tomar la delantera  en los mercados.Durante el desarrollo de este tema, tratare de explicar en pocas palabras los siguientes tópicos:

1. Las redes sociales
2. Los buscadores
3. Ofimática
4. El business intelligence BI

 

LAS REDES SOCIALES

En los últimos años se a desatado un fenómeno creciente de las redes sociales en las cuales todos quieren participar, incluso se ha creado una dependencia grande de este tipo de sitio dentro de la red de internet.

Pero algunos han encontrado en ello un estilo de publicidad que ha ido evolucionado a tal punto que se ha vuelto un modo de vida para algunos, pero al mismo tiempo es una forma de dar atención personalizada al cliente.

Tambien se ha convertido en un escaparate para mostrar el producto que se ofrece para la venta, y es una forma de ir mostrando los ventajas que se tiene al adquirir los productos que se esta promocionado.

LOS BUSCADORES

Cuando los navegares comenzaban a surgir nadie los tomaba en cuenta, pero poco a poco fuero tomando gran realce al ir incorporando publicidad dentro de sus sitios, convirtiendo en un medio de promocionar la empresa o los productos de forma focalizada y económica.

Al decir que es una publicidad focaliza, se da porque las personas que están en los buscadores, realmente están buscando lo que estos ofrecen. hay que tener en cuenta que este rubro hay un buscador que esta predominando y ese google.

LA OFIMATICA

Cuando una empresa empieza con el uso de la tecnología lo único que puede adquirir o lo primero que compra es el office, independiente de la versión.

Con ello se adquiere:

• Un procesador de textos, con el cual se redactan cartas, documentos informes, etc.
• Una hoja de cálculo, esta herramienta es muy útil si se desea analizar información.
• Bases de datos, con ello se puede obtener un pequeño archivo organizado con toda la información que deseemos analizar de forma eficiente
• Un presentador, este es muy útil si se quiere tener una forma profesional para mostrar ideas, productos o cualquier otra cosa.

Claro esta que es necesario capacitarse en cada uno de ellos, si se desea obtener el máximo provecho de estos, y así realmente lograr ser eficientes al realizar el trabajo.

EL BUSINESS INTELLIGENCE (BI)

Es es un nuevo concepto que ha tomado mucho realce, y el objetivo principal de esto es mejorar los procesos administrativos,procurando evitar que el ingreso indebido de la información,por medio de validaciones.

Además trata de que la información sea ingresada una sola vez, eliminado la duplicidad de datos dentro de las base de datos.

Tambien trata sobre la minería de datos, con esto se analiza a profundidad los datos que se han obtenido en periodos anterior logran resultado significativos en los procedimientos y costumbre de la empresa para realizar los procesos.

Cuando la tecnología se utiliza correctamente puede ayudar a mejorar el funcionamiento de la organización, pero si no se sabe administrar, puede provocar un retraso en todos los procesos de esta.

Siempre se debe contratar a personal que tenga experiencia en el uso de la tecnología, o que por lo menos este dispuesta aprender, porque de lo contrario  solamente será un obstáculo que evitara mejorar a la empresa en su totalidad.

Como siempre este tema ha tratado temas de manera general, pero si alguno le interesa que se profundice en algún tópico especifico, puede solicitar y procurare desarrollarlo en el menor tiempo posible. Tambien pueden sugerir cualquier tema para ir tratando dentro de este espacio, saludos y hasta la próxima.

Trabajo en equipo.

Una filosofia de trabajo que debe ser establecida en todas las empresas que desean salir adelante en cualquier ambiente, por muy hostil que este sea, es la de trabajo en equipo.

No hay que confundir, la realizacion del trabajo de otro con el trabajo en equipo. La diferencia se da que cuando esto ocurre normalmente existe un oportunista en la empresa que solo espera que otros realicen el trabajo que le corresponde, a este tipo de personas yo los denomino los parasitos laborales.

Continuando con nuestro tema, el trabajo en equipo es la colaboración entre cada uno de los miembro del equipo, pero al mismo tiempo la disposición de aprender de los demas, cuando el trabajo en equipo se desarrollo al interior de la empresa todas las tareas se realizan a un nivel aceptable de certeza, es decir que se realizan con el mínimo de errores y también se realizan en el tiempo razonable, por lo tanto se logran las metas que los diferentes departamentos se han propuesto.

Para lograr estos niveles de trabajo, es necesario involucrar a cada uno de los miembros del equipo, es lógico que es un proceso dificil si es que no hay un compromiso real por parte de cada uno de los integrantes.

Cuando los miembros del equipo tienen la plena convicción que el trabajo que realizan, para la empresa, es importante para el desarrollo de esta, ya se tiene el primer paso para la integración del equipo.

Las ventajas que se obtienen al lograr esta filosofia de trabajo es:

1. Que los recursos de la empresa son utilizados de forma eficiente y eficaz.
2. Que cada uno de los miembros toma conciencia, de que el trabajo que realizan en la empresa es de vital importancia para que esta crezca.
3. Los trabajos son realizados en el tiempo correcto, obteniendo la información en el tiempo adecuado, lo cual es importante es la toma de decisiones.
4. Los problemas personales se reducen de forma significativa, lo cual evita las molestias al interior del equipo.
5. Cada uno de los miembros esta dispuesto a seguir adelante, para el desarrollo de la empresa, ya que se comprende que tambien es un desarrollo en el area personal.
6. El mismo equipo de trabajo se corrige, con lo cual cada uno ayuda a mejorar los controles y procedimientos de la empresa.
7. La empresa tendra una armonia, en donde los trabajares tendran satisfacción.
8. Los clientes estarán satisfechos y por lo tanto serán fieles con la empresa.

Para lograr ésta filosofia de trabajo es necesario:

1. Tener lideres empresarials que sean carismáticos y que pueden transmitir con facilidad los objetivos planteados.
2. Crean un ambiente de compromiso hacia cada uno de los empleados, haciéndoles saber que son importantes para la empresa.
3. Logra que los empleados se valoren como capaces y competentes para realizar cualquier tipo de desafío que se les planteen.
4. Evitar que los problemas personales, trasciendan a los propios de la empresa, es decir que cuando hayan diferencias entre empleados hay que intervenir lo mas antes posible para evitar que estos influyan negativamente en el desarrollo de las tareas.

Bueno, esto seria todo por hoy, hay que tener en cuenta que esto solo es un inicio sobre este tema, por lo cual hay que ir fortaleciendo mas con otro tipo de materiales hay que ir compartiendo las experiencia que cada uno tiene, como siempre hago el llamado que escriban sus comentario y propongan mas temas para ir agregando a este espacio.

La Administración inteligente.

Después de haber desaparecido un tiempo, he decidido retomar el rumbo nuevamente para tratar de explicar algunos aspectos importantes dentro de la administración de las empresas en las cuales laboramos.

Un aspecto importante, y muy descuidado, en las pequeñas empresas es de poner dentro de las jefaturas personal competente y calificado en dichos puestos de trabajo, pero hay que tener en cuenta que estos serán los que propondrán las directrices necesarias para el buen funcionamiento de toda la empresa.

Al mismo tiempo se deben de incorporar personal que tenga la facultad de trabajar en equipo, ya que si no se logra tener armonía entre los diferentes departamentos que puedan conformar la estructura organizacional de la empresa, no se podrá lograr un funcionamiento adecuando de toda la maquinaria necesaria para lograr desarrollar adecuadamente los objetivos de la organización.

Otro error muy común dentro de este tipo de entidades, es de contratar en dichos puestos a familiares y/o amigos, sin tener los conocimientos adecuados, lo cual muchas veces termina causando que el personal que trabaja bajo su dirección no logre desarrollar sus funciones, ya que quien los supervisa no lo puede hacer correctamente porque no sabe como realizarlo, y en otras ocasiones comienzan a realizar cambios sin primero meditar porque están algunos procedimientos, lo cual puede conllevar a que los procesos se realicen incorrectamente.

Algunos jefes tienen la idea errónea de que para agilizar los procesos se deben de saltar pasos dentro de un procedimiento, pero en realidad se esta perdiendo los controles y por ende la seguridad de los activos de la empresa, pero cuando se pone a discutir sobre eso algunos tildan de procesos burócratas, haciendo hincapié de que no sirve para nada, lo mas lamentable es que luego estos mismos comienzan a decir que no logran ver todo el panorama de los eventos.

También sucede que muchos dueños de empresa creen que hay que crear los puestos de trabajo, en base a la persona que se tiene a la vista para contratar, en lugar de pensarlo en base a las necesidades que tiene la empresa con lo cual no se lograr obtener los objetivos de la empresa.

Un último aspecto que sucede es que la mayoría de dueños de empresa quieren tomar decisiones de corrección cuando ya la empresa tiene severos daños en su estructura, y la única forma real de corregir este aspecto es sustituyendo a la mayoría de los empleados para eliminar al personal que esta maleado y poder realizar cambios sustanciales en los procedimientos de control de la empresa,

Para ir terminado este tema, he tratado algunos aspectos que puede ayudar a mejor el funcionamiento de la empresa, pero también se que no son lo únicos, por eso te invito a que comentes y propongas mas temas, nos vemos hasta la próxima.