La Crisis Empresarial y el Control Interno Parte 2

Continuando con el tema, trataremos algunos aspectos a considerar dentro del control interno, los cuales iremos desarrollando poco a poco, ya que tratar un control interno integral es muy amplio y hay ciertos aspectos en los cuales es necesario ampliar, bueno espero que le guste el tema, y dejen comentarios para saber si les ha gustado, y si tienen alguna duda para poder ampliarla.

Mejorar de forma eficiente el control interno.

Uno de los elementos más importantes de la contabilidad, y muchas veces el más olvidado, es el control interno.

El control interno, en palabras sencillas, es el conjunto de normas y procedimientos necesarios para salvaguardar los activos de la empresa. Por lo tanto en control interno involucra todos los elementos de los cuales consta una empresa. El contador debe diseñar adecuadamente el control interno de la empresa.

Cuando el control interno es fuerte y esta funcionado, los riesgos de las empresas de perder sus activos se ven reducidos drásticamente.

El control interno de una empresa cuando ha sido pensado adecuadamente evitara que los recursos sean mal utilizados, evitando un incremento de los costos y Gastos.

Los elementos que hay que tener en consideración y normar el pronto posible dentro de una empresa son:

1. Efectivo. El dinero en efectivo de las entidades es causa de mayor debilidad, tanto para los empleados y extraños. Con este rubro se deben de implementar dos herramientas:
1. Corte de Caja, que se utiliza para determinar si los ingreso coinciden el efectivo y documentación existente en caja. Se debe de realizar por lo menos uno diario al final del día, por cada una de las cajas que existan.
2. Arqueo de Caja, tiene la misma finalidad que el corte de caja, lo único que este se realiza sorpresivamente, sin que nadie sepa cuando se va a realizar, este es utilizado mucho para verificar la caja chica.

2. Bancos. Siempre hay que tener un cuidado especial en las remesas, cheques y cualquier transferencia bancaria que se realice, ya que contablemente se puede manipular los datos de los bancos, y reflejar un saldo diferente de lo que se tiene en realidad, al igual que el banco existen dos herramientas:
1. Conciliación Bancaria. Se utiliza para verificar que los datos que están dentro de la contabilidad coincida con el estado de cuentas enviado por el banco, existen tres al menos tres métodos para realizar.

i. Partiendo del saldo de Bancos y Conciliado en Saldo de Contabilidad.

ii. Partiendo del Saldo de Contabilidad y Conciliando el Saldo del Banco.

iii. Estilo Libros.

Mas que métodos son lo forma de presentación de la información, para profundizar este tema lo haremos en un publicación posterior, o revisen las conciliaciones bancarias.

2. Confirmación de Saldos. Se solicita a las instituciones bancarios que Verifiquen si el saldo que refleja nuestra conciliación Bancaria, esto se realiza para comprobar que los datos no han sido manipulados por terceros.
2. Cuentas por Cobrar. Es muy saludable para las empresa realizar un estudio detenido de las cuentas de nuestro clientes teniendo en cuenta:
1. El nivel de endeudamiento que posee el cliente.
2. La capacidad de Pago.
3. Historia de Morosidad.
4. La documentación que garantiza la deuda.
5. Recomendaciones crediticias.

Además se debe de considerar un porcentaje razonable por incobrabilidad. Una herramienta útil para verificar es realizar un arqueo de cuentas por cobrar, en donde se tomo el estado de cuentas del cliente y se verifican sus pagos y la documentación de respaldo, el cual puede ser:

1. El documento de venta.

2. Quedan

3. Pagare.

4. Letra de Cambio

Cualquier documento que respalde la deuda.

Continuaremos en la próxima publicación.

La Crisis Empresarial y el Control Interno

Para ampliar un poco la publicación acerca de la Crisis Económica, y para profundizar un poco mas en lo referente al control interno que existe dentro de las empresa.

La crisis económica actual, ha provocado que varias empresas hayan tomado uno a varias de las siguientes decisiones:

1. Cerrado definitivamente
2. Solamente han retirado sucursales
3. Despedir personal
4. Reducir Costos y Gastos.
5. Mejorar de forma eficiente el control interno.

Tratare de esbozar un poco los anteriores puntos, hay que tener en cuenta que pueden haber muchas mas, pero por el momento solo tratare las que he colocado en este momento, talvez en futuras publicaciones se siga ampliando mas este tema.

CIERRE DEFINITIVO.

Algunas entidades no logran soportar la presión que ejerce la crisis económica sobre las finanzas, mas aun cuando han tratado de obtener financiamiento y este ha sido negado por varias razones, entre las cuales podemos mencionar:

1. Que los ingresos tienden a la baja.
2. Que los Costos y Gastos de la Entidad tienden a la alza
3. Que sus Estados reflejen perdidas en los periodos recientes y que no se observe una recuperación sostenible en un periodo cercano.
4. El nivel de endeudamiento de la Entidad es tan alto que ya no soportaría incrementar la deuda. (Para este punto se recomienda el estudio de los ratios financieros)
5. Una combinación de las anteriores.

Con lo cual la Gerencia de las empresas opta por cerrar los negocios para poder recuperar un poco parte del patrimonio de estos.

RETIRO DE SUCURSALES.

Otros entes económicos prefieren realizar un análisis de mercado y observar cual es mercado que mas perdidas se les esta causando y comenzar a reducir costos con el retiro de esa sucursal, claro esta si es que la empresa tiene sucursales, el problema se da si solo se esta analizando la reducción de gastos, pero puede ocurrir que los clientes comiencen a perderle la confianza a la empresa y por lo tanto comience la especulación que puede ser mas dañina que pueda provocar la quiebra.

Explico un poco más este punto, imaginemos un escenario que presenta los siguientes puntos:

1. Nosotros nos dedicamos a la elaboración de calzado formal para caballero.
2. Tenemos una marca en la cual necesitamos de un tipo de suela especial.
3. Existe una empresa que vende ese producto en una sucursal que vende ese producto en especial.
4. Observamos que nuestro producto tiene una aceptación en el mercado y por lo tanto estamos listos para comenzar la producción en masa de este artículo.
5. Resulta que dicha empresa prevé que sus ventas tienen a la baja y que prefieren cerrar la sucursal antes de comenzar a soportar perdidas.
6. Para nosotros la sucursal más cercana que tenemos nos provocaría un incremento significativo en los costos del producto.
7. Debido a tal situación nosotros, comenzamos a especular que la empresa no podrá sostenerse por mucho tiempo, mas ya que no tendrá la capacidad para suplir la demanda, por lo tanto buscamos un nuevo proveedor para la adquisición de la suela o una sustituta.

Como se observa la empresa que se dedica a la venta de tal suela solo observa la reducción de los Gastos que tiene dicha sucursal, pero no analizo si sus ventas tendrían una recuperación en un futuro cercano. En el ejemplo que expongo hay muchos mas elementos para el análisis pero para no desviarme del tema, lo dejo para el estudio de cada uno de los lectores.

DESPEDIR PERSONAL.

Una de las decisiones más radicales que toman las gerencias de las empresas, son el despido masivo de personal, no tomando en cuenta algunas consideraciones:

1. La experiencia que tiene cada uno del personal despedido, si no se estudia a quienes se han de despedir, puede provocar una disminución del rendimiento de la producción (en el caso de ser una fábrica) o una reducción en las ventas en caso que se quite a los vendedores que más producto colocaban en el mercado.
2. Que el personal sea reducido a un punto en el cual, la fuerza laboral de la entidad sea muy pequeña que provocara un exceso de trabajo para el personal que no se haya despedido, provocando un retraso significativo en los objetivos principales de la empresa.
3. Una consecuencia que puede provocar la inestabilidad de los recursos de la empresa en que se le debe de indemnizar al personal despedido, con esto a empresa perderá liquidez para suplir las necesidades mas inmediatas a la empresa, en caso que la empresa tome la decisión de no indemnizar al personal (cuestión que es ilegal, si el personal es despedido sin causa justificada según las leyes laborales) puede llevar a una demanda de las instituciones encargadas de velar por los derechos de los trabajadores, lo cual será una perdida de tiempo y recursos de la empresa.

Este tema es muy amplio para tratar en unas cuantas líneas, el cual lo ampliare a solicitud de los lectores.

REDUCIR COSTOS Y GASTOS.

Uno de los objetivos primordiales de los economistas es la reducción de los costos, lo cual hay que realizarlo con estudios y de forma gradual.

Los problemas se dan cuando se intenta realizar una reducción abrupta sin un estudio previo de las consecuencias que conlleva esto, por ejemplo que dentro de una empresa, como parte de la atención al cliente se le coloque una cafetera y un oasis, para que el cliente tome café o agua, pero se decide quitarlo provocar molestia en los clientes que están acostumbrados a este tipo de atención.

Cuando se va a reducir los costos hay que medir de forma adecuada el impacto que pueda provocar en los resultados del ejercicio.

Unos ejemplos que he observado son los siguientes:

1. Enforcar la publicidad.
2. Quitar impresiones innecesarios a los productos, hace poco observe que una marca dedicada a la venta de te, las bolsitas antes tenían impreso el logo de la marca, hoy ya no lo tienen. Esta seria una forma de reducir los costos sin tener mayor consecuencia.

En la siguiente parte de este tema explicare los parte de control interno