Componentes del Control Interno

El control interno consta de cinco componentes interrelacionados. Estos se derivan de formas de dirección y manejo de negocios que se integran con los procesos de administración. Aunque estos componentes se aplican a todas las entidades, las empresas pequeñas y medianas, los implementan de manera diferente a las grandes empresas. Sus controles pueden ser menos formales y menos estructurados, aunque una pequeña empresa puede sin embargo tener un efectivo control interno. Los componentes son:

Ambiente de Control. El ambiente de control establece el tono de una organización, influenciando en la gente la conciencia o conocimiento sentido del control. Este es el fundamento para todos los otros componentes del control interno control interno, suministrando disciplina y estructura. El ambiente de control incluye factores de integridad, valores éticos, y competencia del personal de la entidad; filosofía de la administración y estilos de operación; el camino de la dirección asigna autoridad y responsabilidad, y organiza y desarrolla su gente; y el esmero y dirección proviene de la junta de directores.
Evaluación de Riesgos. Cada entidad afronta una variedad de riesgos de origen interno y externo que deben ser valorados.
La evaluación de riesgos es la identificación y análisis de riesgos relevantes a la ejecución de los objetivos, formando una base para determinar como deben ser manejados. Porque la economía la industria las regulaciones y las condiciones de operación continuaran cambiando, son necesarios mecanismos que identifiquen y se ocupen de los riesgos especiales asociados con el cambio.
Actividades de Control. Actividades de control son las políticas y procedimientos que ayudan a garantizar que se lleve a cabo la administración. Ello contribuye a garantizar que las acciones necesarias sean tomadas para direccionar el riesgo y ejecución de los objetivos de la entidad. Las actividades de control ocurren por toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones. Ello incluye un rango de actividades tan diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, reconciliaciones, revisiones de desempeño de operaciones, seguridad de activos y segregación de funciones.
Información y Comunicación. La información pertinente debe ser identificada capturada y comunicada en forma y estructuras de tiempo que faciliten a la gente cumplir sus responsabilidades. Los sistemas de información producen información operacional financiera y suplementaria que hacen posible manejar y controlar los negocios. Ellos distribuyen no solo los datos generados internamente, sino también información acerca de sucesos externos, actividades y condiciones necesarias en la información para la toma de decisiones e información externa.
Todo el personal debe recibir un claro mensaje de la gerencia en el sentido de que las responsabilidades del control deben ser tomadas muy seriamente. Ellos deben entender su propio papel en el sistema de control interno, tan bien como conocer el trabajo individual de otros. También es necesario tener una comunicación útil con el exterior como clientes, proveedores, entidades gubernamentales, y accionistas.
Supervisión y Monitoreo. Un sistema de control interno necesita ser supervisado, o sea, implementar un proceso de evaluación de la calidad del desempeño del sistema, simultáneo a su actuación. Esto es, actividades de supervisión que se desarrollan adecuadamente con evaluación separada o una combinación de las dos. Los aspectos de supervisión ocurren en el transcurso de la operación. Incluye actividades regulares de supervisión y dirección, y acciones del personal en el desempeño de sus quehaceres. El alcance y frecuencia de las evaluaciones separadas dependerá principalmente de la evaluación del riesgo y la efectividad de los procedimientos de supervisión en marcha. Las deficiencias del control interno deben ser reportadas de inmediato, con informe de novedad de los asuntos graves, a la alta gerencia y junta directiva.

El Control Interno

DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO
El control interno es un proceso que lleva a cabo el Personal Administrativo, y todos los demás miembros de una entidad, con el objetivo de de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.
- ¿Porqué el control interno se define como un proceso? Debido a que es un conjunto de acciones estructuradas y coordinadas dirigidas a la consecución de un fin. Los procesos de negocios se coordinan en función de los procesos de gestión básicos de planificación, ejecución y supervisión. El control interno es parte de dichos procesos y está integrado en ellos, permitiendo su funcionamiento adecuado y supervisando su comportamiento y aplicabilidad en cada momento. A fin de poder identificar desviaciones en costes en actividades operativas básicas y además agilizaremos el tiempo de respuesta para solucionar estas desviaciones o costes innecesarios.
EL CONTROL INTERNO OFRECE UNA SEGURIDAD RAZONABLE
El sistema de control interno aporta una seguridad razonable (pero no completa) al departamento de Administración, ya que existen limitaciones que son inherentes a todos los sistemas de control interno. Estas limitaciones se deben a que: las opiniones en que se basan las decisiones pueden ser erróneas, los empleados encargados del establecimiento de controles tienen que analizar la relación coste/beneficios de los mismos, y pueden producirse problemas en el funcionamiento del sistema como consecuencia de fallos humanos, aunque se trate de un simple error o equivocación.
Cuando se define el tipo de control interno a implementar debemos pensar en función de la empresa o entidad en la cual lo vamos a necesitar así: Cuanto mayor y compleja sea una empresa, mayor será la importancia de un adecuado sistema de control interno, entonces una empresa unipersonal no necesita de un sistema de control complejo.
Pero cuando tenemos empresas que tienen más de un dueño, muchos empleados, y muchas tareas delegadas. Por lo tanto los dueños pierden control y es necesario un mecanismo de control interno. Entonces cuanto mas se alejan los propietarios de las operaciones mas es necesario se hace la existencia de un sistema de control interno estructurado
EVALUACIÓN DE RIESGOS
Toda entidad tiene que hacer frente a riesgos del más diverso estilo que pueden afectar a los más diversos aspectos de la actividad de la empresa. Cualquier entidad debe determinar cuáles son los niveles de riesgo aceptables y tratar de evitar que los riesgos sobrepasen esos límites. Previamente a determinar los riesgos hay que determinar los objetivos. Cada entidad debe determinar sus objetivos, sus puntos fuertes y débiles y las oportunidades y amenazas del entorno. De esta manera obtendrá un plan estratégico que identificará los factores de éxito o condiciones previas para que la entidad consiga sus objetivos. Los objetivos pueden clasificarse entre objetivos operacionales, objetivos relacionados con la información financiera y objetivos de cumplimiento.
Objetivos de las operaciones Este tipo de objetivos son la razón de ser de las empresas y van dirigidos a la consecución del objeto social. Este grupo de objetivos constituye un elemento de gestión y no un elemento de control interno, además cada entidad tendrá sus propios objetivos de las operaciones, mientras que los otros dos grupos de objetivos a pesar de tener distintos matices para cada entidad, son aplicables a todas las entidades.
Objetivos relacionados con la información financiera La información financiera es un elemento importante para la gestión interna. Para que unos estados financiaron sean fiables deben cumplir unos requisitos:
- Principios contables aceptados y apropiados a las circunstancias. - Información financiera suficiente y apropiada, resumida y clasificada en forma adecuada. - Presentación de hechos, transacciones y acontecimientos de tal forma que los estados financieros reflejen adecuadamente la situación financiera, los resultados de las operaciones y los flujos de orígenes y aplicaciones de recursos en forma apropiada y razonable.
LIMITACIONES DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Ningún sistema de control interno puede garantizar el cumplimiento de sus objetivos ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda una seguridad razonable en función de:
Costo beneficio
El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar.
La mayoría de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias.
Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las extraordinarias, existe la posibilidad que el sistema no sepa responder
El factor de error humano
Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles.
Polución de fraude por acuerdo entre dos o más personas. No hay un sistema de control que no sea vulnerable a estas circunstancias.

El Rol del Contador

Durante muchos años el contador no fue más que la persona que se encargaba de registrar cada una de las transacciones que se realizaban en la empresa para la cual trabajaba, con el único fin de presentar la información obtenida durante el ejercicio contable a las administraciones gubernamentales o entes reguladores. Hoy en día el trabajo del contador debe ser más que simplemente registrar la información contable, tiene que convertirse en la mano derecha de los empresarios, gerentes, o socios de las compañías, y ser capaz de tener la información contable en el momento oportuno y a parte saber analizarla, para dar su punto de vista en lo concerniente a la situación real de la empresa, por ejemplo: las ventas van en aumento o no, existe una relación adecuada entre las ventas y los costos, es decir, es aceptable el porcentaje de utilidad, el nivel de inventarios es el óptimo, en fin el contador esta en la obligación de conocer cada una de las áreas de la empresa desde el departamento de limpieza, pasando por las bodegas, llegando a sala de ventas, y terminando con la misma gerencia, con el propósito de darle una solución viable y favorable a los problemas que puedan presentarse durante el ejercicio normal y extraordinario de las actividades empresariales. El contador ha venido a transformase en un asesor financiero y económico, crucial en la toma de decisiones para la gerencia, ya que durante estos tiempos de escasez y crisis económica la empresa que conozca con exactitud y en el momento oportuno la cantidad bienes con los que cuenta, los niveles de endeudamiento, el periodo de cobro a sus clientes, la rotación de sus inventarios, entre otros, será capaz de crecer y desarrollarse aún en tiempos en que la situación económica del país sea desfavorable. Por lo tanto, han que dado muy atrás los días en que el contador permanecía encerrado en su oficina, revisando papeles muertos y sin más trato con el personal que un hola y adiós, no, hoy las funciones del contador son más dinámicas se involucra con el que hacer de todo el personal y está en el lugar que se realizan los hechos, ya no solo le llegan los rumores de cómo pasó o cómo se resolvió este u otro problema, el contador ahora es parte de la solución, con su conocimiento de la empresa es capaz de sugerir de forma oportuna las decisiones mas apropiadas para la resolución de los problemas dentro de la empresa.

Los pilares de la contabilidad

Cuando hablamos de los procesos contables se entiende que se tratan de una serie de pasos que se ejecutan con el propósito de obtener la información financiera al final de un período; pero estos pasos tienen una base o lineamientos pre – establecidos que son de carácter obligatorio para todas las empresas que operan en el país (muchos de ellos también se utilizan a nivel internacional) para que al momento de elaborar los Estados Financieros, éstos presenten una imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados obtenidos.

Estas bases o pilares los constituyen los principios de contabilidad generalmente aceptados que nos proporcionan la guía para identificar, medir, clasificar, registrar, analizar, evaluar de forma clara, completa y fidedigna la información contable.

Algunos de los principios de contabilidad generalmente aceptados son:

§ Ente económico. El ente económico es la empresa, esto es, la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos.

§ Continuidad. Los recursos y hechos económicos deben contabilizarse y revelarse teniendo en cuenta si el ente económico continuará o no funcionando normalmente en períodos futuros.

§ Unidad de medida. Los diferentes recursos y hechos económicos deben reconocerse en una misma unidad de medida. En nuestro caso el Dólar de los Estados Unidos de Norteamérica.

§ Período. El ente económico debe preparar y difundir periódicamente estados financieros, durante su existencia. Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones. Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente económico debe emitir estados financieros de propósito general.

§ Valuación o Medición. Tanto los recursos como los hechos económicos que los afecten deben ser apropiadamente cuantificados en términos de la unidad de medida.

§ Esencia sobre forma. Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal. Cuando en virtud de una norma superior, los hechos económicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposición sobre la situación financiera y los resultados del ejercicio.

§ Realización. Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.

§ Asociación. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el período corriente.

§ Mantenimiento del patrimonio. Se entiende que un ente económico obtiene utilidad, o excedentes, en un período únicamente después de que su patrimonio al inicio del mismo, excluidas las transferencias de recursos a otros entes realizadas conforme a la ley, haya sido mantenido o recuperado. Esta evaluación puede hacerse respecto del patrimonio financiero (aportado) o del patrimonio físico (operativo).

§ Revelación plena. El ente económico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación financiera, los cambios que ésta hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo. La norma de revelación plena se satisface a través de los estados financieros de propósito general, de las notas a los estados financieros, de información suplementaria y de otros informes, tales como el informe de los administradores sobre la situación económica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno.

§ Importancia relativa o Materialidad. El reconocimiento y presentación de los hechos económicos debe hacerse de acuerdo con su importancia relativa. Un hecho económico es material cuando, debido a su naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios de la información. Al preparar estados financieros, la materialidad se debe determinar con relación al activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al capital de trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio, según corresponda.

§ Prudencia. Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y verificable un hecho económico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobrestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.

§ Características y prácticas de cada actividad. Procurando en todo caso la satisfacción de las cualidades de la información, la contabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las características y prácticas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, su ubicación geográfica, su desarrollo social, económico y tecnológico.

¿Qué es la Contabilidad?

Uno de los aspectos mas importantes que se debe de tener claro al momento que hacer contabilidad, es de tener bien claro que es la contabilidad. Algo que deseo dejar claro es que no soy de aquellas personas que entiende la contabilidad dentro de los parámetros tradicionales de ordenar, registrar y analizar la información que genera los eventos económicos. Dentro de concepción de contabilidad que tengo presente, esta plasmado en los siguientes enunciados:

1. La contabilidad esta involucrada en todos los controles internos, que las empresas establecen para proteger los activos de la empresa.
2. La contabilidad se origina en todos los hechos económicos y no económicos que influyan en los resultados de la empresa.
3. La contabilidad como fundamento necesario para la toma de decisiones.
4. La contabilidad como base para las proyecciones de empresa.

Con lo anterior trato de explicar que la contabilidad esta involucrado en cada una de las áreas de la empresa, y debe de ser capaz de dar solución a todos los problemas que ocurran al interior de la empresa.

La contabilidad en si es la suma de los elementos necesarios para que la empresa funcione eficaz y eficientemente, que los recursos sean aprovechados al máximo, que sirva como base en la visión que tenga que alcanzar la organización. Sin la contabilidad las empresas están condenadas a no alcanzar los objetivos planteados, y si los alcanza será en un tiempo mas largo del esperado y con muchas dificultades.

¿Que tomo como base para realizar este planteamiento?

En primera instancia mi experiencia en el área, ya que cada vez que se ha tenido algún retraso en la información financiera, la gerencia a perdido oportunidades de realizar negocios. Para mencionar algunos ejemplos:

1. Cuando los Estados Financieros no han sido presentados en su momento, se ha tenido como bueno los precios que se están dando, pero resulta que las ventas no alcanza un nivel de rotación lo suficientemente alto como para alcanzar a cubrir los gastos operativos.
2. Cuando la información no se encuentra en su momento, no se puede realizar una planeación adecuada de operación de expansión de las empresas.
3. Si un estudio amplio de la información se puede recomendar que las sucursales no rinden de la manera esperada, como si lo puede estar.
4. No se puede determinar cuales son los gastos que se están realizando sin obtener beneficios de ellos.
5. Cuando los controles de inventarios no son los adecuados se puede estar ocurriendo una o varias de las siguientes situaciones:
1. Robo de mercadería.
2. Avería de producto.
3. Recepciones de producto mal efectuadas.
6. Cuando los controles de empresa son deficientes es más fácil para que ocurran fraudes.

En Segunda instancia la experiencia trasmitida, por otros colegas de área y los artículos publicados en los diferentes medios.

Puede ocurrir una infinidad de situaciones para los cuales el contador debe esta preparado. Por eso un contador debe de ser, un conocedor de las siguientes temáticas:

1. Leyes Mercantiles.
2. Leyes Tributarias.
3. Control Interno.
4. Administración.
5. Finanzas.
6. Economía.
7. Informática.
8. Mercadotecnia.
9. Costos

Además de estas ramas debe de involucrase en los proceso de la empresa, por ejemplo si la empresa se dedica a la producción de cemento, el contador debe de conocer desde que la materia prima entra a la fabrica, a que se encuentra el producto terminado.

Definir en pocas palabras la contabilidad es difícil, pero sin ella las empresas no podrían crecer y seguir los parámetros establecidos.

En el desarrollo de este artículo se han ido planteando algunos conceptos que en lugar de quedar claramente entendidos dejo más dudas, para ellos es bueno que comente sobre este y todos los artículos, primero para incentivar a la escritura de nuevos y para la mejora de los ya existentes. Si tienen alguna temática que se deba tratar en este espacio escribir en los comentarios o a mi correo electrónico.

Las criticas en el hombre sabio, es como el abono de las plantas, los hacen crecer.

La Importancia de la Contabilidad en las Organizaciones

Para algunas organizaciones la información contable es solamente un requisito meramente legal, y sin importancia. Normalmente, las empresas que comenten estos errores, son empresas que no saben cuales son los recursos de los que disponen, por lo tanto no los pueden utilizar de forma eficiente y eficaz, perdiendo por esta situación muchas oportunidades para incrementar sus ganancias.

Algunos de los problemas a los cuales se enfrenta este tipo de empresas son:

1. Dificultad para obtener préstamos bancarios, ya que uno de los requisitos es la presentación del Estado de Situación Financiera (Balance General).

2. No pueden conciliar las cuentas bancarias, y de esta forma no saben con exactitud cuales han sido los movimientos que se realizaron en dichas cuentas de banco.

3. No son capaces de determinar cuales son los saldos correctos de las cuentas por cobrar, con lo cual se puede dar uno de los siguientes escenarios:

a. Tener clientes en mora, provocando que no se tenga un flujo adecuando de efectivo y de esta manera llegar a la iliquidez.

b. Otorgar créditos a clientes que no sean sujetos crediticios.

c. Mantener a clientes que sean cuentas incobrables.

4. No son capaces de determinar cual es el saldo de los proveedores, con lo cual se puede caer mora teniendo que pagar intereses innecesarios con esto se incrementan los costos de los productos. Otro problema que se puede dar es que se esté perdiendo descuentos por pronto pago. También puede ocurrir que los proveedores no abastezcan a la empresa, en el momento necesario, perdiendo la oportunidad de realizar ventas y esto conlleva a una disminución de utilidades.

5. No son capaces de tomar decisiones para el fortalecimiento de las actividades empresariales, provocando debilidades dentro de la organización de la empresa.

6. No se logra obtener un control total de los inventarios de la empresa, ya que los controles establecidos son débiles.

7. No puede hacer frente a la competencia, ya que no pueden saber costos de ventas con suficiente fidelidad, provocando que vendan el producto a un precio inferior, con lo cual no estarán recuperando los gastos operacionales, además no tendrán la capacidad de análisis suficiente, para comprender tal situación.

8. Los gerentes de esta empresas consideran que la contabilidad es cajonera, ya que consideran que la contabilidad es solo el mero de hecho de registrar los asientos contables, dentro de los registros establecidos para tal fin, desconociendo que el fin de la contabilidad es ser una herramienta útil para la toma de decisiones que puede servir para mejorar el funcionamiento de la empresa.

9. Los resultados reales de la empresa no son conocidos con certeza, provocando el pago indebido de impuestos, ya que se pueden establecer gastos no deducibles para estos, con lo cual se puede ser acreedores de una multa por parte del Estado, y ser considerado como una evasión fiscal.

10. Pagar mas impuestos de los debidos, por no registrar adecuadamente los gastos y/o ingresos de la empresa.

Estos son algunos de los problemas a los cuales se puede enfrentar una organización que no sabe cual es la finalidad de la contabilidad.

Iniciando una nueva aventura.

El inicio de un camino, el cual hay que recorrer con esmero. Esta es mi primera publicacion, con la cual me inicio en un mundo fascinante, en el cual podre compartir parte de mis conocimientos en el area contable y el uso de las computadoras como herramienta necesaria para tener informacion util y oportuna. Conforme pase el tiempo tendremos temas interesantes como el uso de excel para el analisis de la informacion y la creacion de macros que no ayudaran a mejorar de manera eficiente el trabajo, para ello necesitare la ayuda de aquellos lectores que esten interesados en algun tema en particular, el cual iremos desarrollando poco a poco.