La Crisis Empresarial y el Control Interno Parte 2

Continuando con el tema, trataremos algunos aspectos a considerar dentro del control interno, los cuales iremos desarrollando poco a poco, ya que tratar un control interno integral es muy amplio y hay ciertos aspectos en los cuales es necesario ampliar, bueno espero que le guste el tema, y dejen comentarios para saber si les ha gustado, y si tienen alguna duda para poder ampliarla.

Mejorar de forma eficiente el control interno.

Uno de los elementos más importantes de la contabilidad, y muchas veces el más olvidado, es el control interno.

El control interno, en palabras sencillas, es el conjunto de normas y procedimientos necesarios para salvaguardar los activos de la empresa. Por lo tanto en control interno involucra todos los elementos de los cuales consta una empresa. El contador debe diseñar adecuadamente el control interno de la empresa.

Cuando el control interno es fuerte y esta funcionado, los riesgos de las empresas de perder sus activos se ven reducidos drásticamente.

El control interno de una empresa cuando ha sido pensado adecuadamente evitara que los recursos sean mal utilizados, evitando un incremento de los costos y Gastos.

Los elementos que hay que tener en consideración y normar el pronto posible dentro de una empresa son:

1. Efectivo. El dinero en efectivo de las entidades es causa de mayor debilidad, tanto para los empleados y extraños. Con este rubro se deben de implementar dos herramientas:
1. Corte de Caja, que se utiliza para determinar si los ingreso coinciden el efectivo y documentación existente en caja. Se debe de realizar por lo menos uno diario al final del día, por cada una de las cajas que existan.
2. Arqueo de Caja, tiene la misma finalidad que el corte de caja, lo único que este se realiza sorpresivamente, sin que nadie sepa cuando se va a realizar, este es utilizado mucho para verificar la caja chica.

2. Bancos. Siempre hay que tener un cuidado especial en las remesas, cheques y cualquier transferencia bancaria que se realice, ya que contablemente se puede manipular los datos de los bancos, y reflejar un saldo diferente de lo que se tiene en realidad, al igual que el banco existen dos herramientas:
1. Conciliación Bancaria. Se utiliza para verificar que los datos que están dentro de la contabilidad coincida con el estado de cuentas enviado por el banco, existen tres al menos tres métodos para realizar.

i. Partiendo del saldo de Bancos y Conciliado en Saldo de Contabilidad.

ii. Partiendo del Saldo de Contabilidad y Conciliando el Saldo del Banco.

iii. Estilo Libros.

Mas que métodos son lo forma de presentación de la información, para profundizar este tema lo haremos en un publicación posterior, o revisen las conciliaciones bancarias.

2. Confirmación de Saldos. Se solicita a las instituciones bancarios que Verifiquen si el saldo que refleja nuestra conciliación Bancaria, esto se realiza para comprobar que los datos no han sido manipulados por terceros.
2. Cuentas por Cobrar. Es muy saludable para las empresa realizar un estudio detenido de las cuentas de nuestro clientes teniendo en cuenta:
1. El nivel de endeudamiento que posee el cliente.
2. La capacidad de Pago.
3. Historia de Morosidad.
4. La documentación que garantiza la deuda.
5. Recomendaciones crediticias.

Además se debe de considerar un porcentaje razonable por incobrabilidad. Una herramienta útil para verificar es realizar un arqueo de cuentas por cobrar, en donde se tomo el estado de cuentas del cliente y se verifican sus pagos y la documentación de respaldo, el cual puede ser:

1. El documento de venta.

2. Quedan

3. Pagare.

4. Letra de Cambio

Cualquier documento que respalde la deuda.

Continuaremos en la próxima publicación.

La Crisis Empresarial y el Control Interno

Para ampliar un poco la publicación acerca de la Crisis Económica, y para profundizar un poco mas en lo referente al control interno que existe dentro de las empresa.

La crisis económica actual, ha provocado que varias empresas hayan tomado uno a varias de las siguientes decisiones:

1. Cerrado definitivamente
2. Solamente han retirado sucursales
3. Despedir personal
4. Reducir Costos y Gastos.
5. Mejorar de forma eficiente el control interno.

Tratare de esbozar un poco los anteriores puntos, hay que tener en cuenta que pueden haber muchas mas, pero por el momento solo tratare las que he colocado en este momento, talvez en futuras publicaciones se siga ampliando mas este tema.

CIERRE DEFINITIVO.

Algunas entidades no logran soportar la presión que ejerce la crisis económica sobre las finanzas, mas aun cuando han tratado de obtener financiamiento y este ha sido negado por varias razones, entre las cuales podemos mencionar:

1. Que los ingresos tienden a la baja.
2. Que los Costos y Gastos de la Entidad tienden a la alza
3. Que sus Estados reflejen perdidas en los periodos recientes y que no se observe una recuperación sostenible en un periodo cercano.
4. El nivel de endeudamiento de la Entidad es tan alto que ya no soportaría incrementar la deuda. (Para este punto se recomienda el estudio de los ratios financieros)
5. Una combinación de las anteriores.

Con lo cual la Gerencia de las empresas opta por cerrar los negocios para poder recuperar un poco parte del patrimonio de estos.

RETIRO DE SUCURSALES.

Otros entes económicos prefieren realizar un análisis de mercado y observar cual es mercado que mas perdidas se les esta causando y comenzar a reducir costos con el retiro de esa sucursal, claro esta si es que la empresa tiene sucursales, el problema se da si solo se esta analizando la reducción de gastos, pero puede ocurrir que los clientes comiencen a perderle la confianza a la empresa y por lo tanto comience la especulación que puede ser mas dañina que pueda provocar la quiebra.

Explico un poco más este punto, imaginemos un escenario que presenta los siguientes puntos:

1. Nosotros nos dedicamos a la elaboración de calzado formal para caballero.
2. Tenemos una marca en la cual necesitamos de un tipo de suela especial.
3. Existe una empresa que vende ese producto en una sucursal que vende ese producto en especial.
4. Observamos que nuestro producto tiene una aceptación en el mercado y por lo tanto estamos listos para comenzar la producción en masa de este artículo.
5. Resulta que dicha empresa prevé que sus ventas tienen a la baja y que prefieren cerrar la sucursal antes de comenzar a soportar perdidas.
6. Para nosotros la sucursal más cercana que tenemos nos provocaría un incremento significativo en los costos del producto.
7. Debido a tal situación nosotros, comenzamos a especular que la empresa no podrá sostenerse por mucho tiempo, mas ya que no tendrá la capacidad para suplir la demanda, por lo tanto buscamos un nuevo proveedor para la adquisición de la suela o una sustituta.

Como se observa la empresa que se dedica a la venta de tal suela solo observa la reducción de los Gastos que tiene dicha sucursal, pero no analizo si sus ventas tendrían una recuperación en un futuro cercano. En el ejemplo que expongo hay muchos mas elementos para el análisis pero para no desviarme del tema, lo dejo para el estudio de cada uno de los lectores.

DESPEDIR PERSONAL.

Una de las decisiones más radicales que toman las gerencias de las empresas, son el despido masivo de personal, no tomando en cuenta algunas consideraciones:

1. La experiencia que tiene cada uno del personal despedido, si no se estudia a quienes se han de despedir, puede provocar una disminución del rendimiento de la producción (en el caso de ser una fábrica) o una reducción en las ventas en caso que se quite a los vendedores que más producto colocaban en el mercado.
2. Que el personal sea reducido a un punto en el cual, la fuerza laboral de la entidad sea muy pequeña que provocara un exceso de trabajo para el personal que no se haya despedido, provocando un retraso significativo en los objetivos principales de la empresa.
3. Una consecuencia que puede provocar la inestabilidad de los recursos de la empresa en que se le debe de indemnizar al personal despedido, con esto a empresa perderá liquidez para suplir las necesidades mas inmediatas a la empresa, en caso que la empresa tome la decisión de no indemnizar al personal (cuestión que es ilegal, si el personal es despedido sin causa justificada según las leyes laborales) puede llevar a una demanda de las instituciones encargadas de velar por los derechos de los trabajadores, lo cual será una perdida de tiempo y recursos de la empresa.

Este tema es muy amplio para tratar en unas cuantas líneas, el cual lo ampliare a solicitud de los lectores.

REDUCIR COSTOS Y GASTOS.

Uno de los objetivos primordiales de los economistas es la reducción de los costos, lo cual hay que realizarlo con estudios y de forma gradual.

Los problemas se dan cuando se intenta realizar una reducción abrupta sin un estudio previo de las consecuencias que conlleva esto, por ejemplo que dentro de una empresa, como parte de la atención al cliente se le coloque una cafetera y un oasis, para que el cliente tome café o agua, pero se decide quitarlo provocar molestia en los clientes que están acostumbrados a este tipo de atención.

Cuando se va a reducir los costos hay que medir de forma adecuada el impacto que pueda provocar en los resultados del ejercicio.

Unos ejemplos que he observado son los siguientes:

1. Enforcar la publicidad.
2. Quitar impresiones innecesarios a los productos, hace poco observe que una marca dedicada a la venta de te, las bolsitas antes tenían impreso el logo de la marca, hoy ya no lo tienen. Esta seria una forma de reducir los costos sin tener mayor consecuencia.

En la siguiente parte de este tema explicare los parte de control interno

La Crisis Económica.

Es increíble que con la crisis económica que ha llegado en esta época, como ha ido cambiando nuestra percepción de la realidad económica de la empresas.

Muchas empresas han preferido desaparecer, mientras otras tratan de hacer frente a las multinacionales, lo cual se convierte en una pelea por la supervivencia de cada uno de los medios.

Pero nosotros como contadores, que hemos aportado para evitar caer en la espiral de lucha salvaje por la sobre vivencia de las empresas en las cuales laboramos o incluso nuestros propios negocios.

Muchas veces preferimos pasa desapercibidos de los eventos que aquejan a nuestros negocios, con lo cual dejamos ir muchas oportunidades de sobresalir ante las masas.

Para poder hacer frente a las diferentes problemáticas que rodean a nuestro entorno, debemos tener una mente abierta para poder observar las oportunidades que nos rodean, las cuales no son pocas, lo único que solo los privilegiados las pueden ver, en mi caso en observado a personal de las empresas que lo único que les importa es ganar un sueldo con la mentalidad de que a mi me pagan por día, luego estas mismas personas se quejan que porque no le han efectuado un aumento de sueldo, y la respuesta resulta ser muy fácil, no ha hecho nada como para ganárselo.

Cuando un personal de una empresa se vuelve importante por los aporte que pueda generar para los diferentes niveles de autoridad, eso empleados se convierten en parte de los activos de las empresas, con lo cual se puede perder mas si se deja ir que al efectuar un aumento de sueldo.

Siendo un poco mas concreto , nosotros como parte importante de la toma de decisiones debemos ser los primeros que deben de aportar ideas para que todo funcione de la mejor manera, pero tanto hablar de los mismo no soy muy explicito en el fin de mi articulo. Lo que trato es de incentivar al lector para que tome las riendas de su futuro, siendo un emprendedor en estos momento de crisis económica, pero al mismo tiempo aportar a la superación de la misma, uno pequeños ejemplos que puedo ir mencionando son:

1. Dentro de las empresas de una u otra forma siempre existen desperdicios o perdidas de materiales, que normal mente son perdidas para las empresas, pero si nos damos cuenta hoy en día se habla mucho de reciclar todo, seria de ver que otro producto podemos crear a partir de los desperdicios de la empresa, un ejemplo sencillo seria que donde se genera mucho papel podemos elaborar piñatas, para empezar un negocio propio. Donde se desperdicio hierro se pueden ir creando objetos de uso en el hogar como candeleros, adornos de escritorio o cualquier otra idea.
2. Dentro de nuestra área profesional se debe ser efectuar un uso adecuado de los recursos tecnológicos y no solo ocupar las computadoras para jugar, sino que se debe de utilizar para formación, como por ejemplo, buscar temática sobre lo que sucede en otros países y en nuestro mismo entorno. Además debemos crearnos el habito de lectura, para fomentar una educación constante tanto contables, como de informáticos.

Bueno mi objetivo con esta publicación es provocar que nuestras mentes sean capaces de genera ingresos tanto para las empresas como para nosotros, siendo verdaderos pilares dentro de las empresas, fomentando una cultura de colaboración constante en los diferentes sectores de una entidad. Además de generar una discusión acerca de esta temática, para cualquier comentario queda abierto el espacio dentro de esta pagina, para cualquier comentario, duda, critica o sugerencia a este tema o cualquier otro que se les ocurra.

PROVISIONES MENSUALES

Para toda sociedad o persona natural que se encuentre obligada a llevar una contabilidad formal debe mensualmente realizar ciertas provisiones.

En primer lugar ¿Qué es una provisión? De acuerdo a la NIC 37 una provisión es un Pasivo del que se tiene la certidumbre de su cuantía y/o su vencimiento.

Esta misma NIC establece que la provisión debe cumplir tres condiciones:

1. La empresa tiene obligaciones presentes como resultado de un suceso pasado.
2. la empresa debe desprenderse de recursos, que incorporen beneficios económicos, para cancelar la obligación.
3. Puede hacerse una estimación fiable del importe de la obligación.

¿Porqué se provisiona? La provisión se realiza con el objetivo de registrar el gasto o el costo en el periodo que ocurre, sin importar si se realiza un pago o no por este, siguiendo los principios de contabilidad, principalmente el principio de devengado que estudiamos en publicaciones anteriores.

¿Cuáles son las provisiones más comunes?

Las provisiones que deben de realizarse mes a mes son:

1. Provisión por el pago del seguro social
2. Provisión por el pago de la Pensión
3. Provisión por el pago de impuestos, pueden ser municipales o de hacienda
4. Provisión por el pago de servicios como Auditoria Externa y/o Fiscal
5. Provisión por depreciaciones *

Las depreciaciones son un tipo muy especial, ya que no significan una real salida de dinero, hasta que el bien es vendido, o dado de baja, pero deben realizarse mes a mes para no sacrificar el mes de diciembre con el gasto acumulado de todo el año o periodo.

El mes de diciembre es también un caso especial, ya que en este mes se deben provisión a demás de las normales de cada periodo, todos aquellos gastos o costos que afecten las utilidades del periodo a un cuando se paguen en el siguiente, como por ejemplo, los recibos por luz, agua, teléfono, Internet, etc.

La forma básica para realizar una partida de provisión es:

Partida XX
Concepto	Debe	Haber
Gasto o costo	$ xxx.xx
Pasivo		$ xxx.xx

PASOS BASICOS PARA RENOVAR UNA MATRICULA DE EMPRESA JURIDICA EN EL CENTRO NACIONAL DE REGISTRO DE EL SALVADOR

¿Qué es una matricula de empresa? Es el registró único, que sirve para corroborar su funcionamiento, acreditar la propiedad de la empresa y para establecer su calidad de comerciante.

Pasos a seguir:

• En la empresa:

1. Entre al sitio Web de la Dirección General de Estadísticas y Censos (www.digestyc.gob.sv) e imprima en el LINK nuevas boletas para emisión de solvencias.
2. Entre al sitio Web del Centro Nacional de Registro (www.cnr.gob.sv) e imprima el modelo de solicitud de Renovación de Matricula de Empresa y Registro de Local(es), sucursal(es) o agencia(as) de persona jurídica.
3. Llene la solicitud y mándela donde un Notario para que la autentique.
4. Sume todos los sueldos, bonificaciones, salarios y horas extras pagados durante el año, puede tomarlo de la parte de los anexos de gastos del Estado de Resultado.
5. Revise las planillas de sueldos para verificar cuantas personas trabajaron para la empresa durante el año.
6. Sáquele una fotocopia al Balance General y al Estado de Resultados (deben estar firmados y sellados, por el representante legal, el contador y el auditor externo) del año a matricular, prepare los anexos al Balance y un anexo de gastos del Estado de Resultados.
7. Llene la boleta para la DIGESTYC con los datos que pide.
8. Pague en un banco acreditado el valor de la matricula, según art. 223 del Código de Comercio.
9. Sáquele fotocopia al NIT y al NRC de la sociedad

• En la DIGESTYC

1. Presente el boleta llena.
2. Presente las Fotocopias del Balance General y del Estado de Resultados, y los anexos de estos.
3. Presente la fotocopia del NIT y del NRC.
4. Pague los derechos de la solvencia.
5. Retire la Solvencia.

• En el CNR

1. Presente la solicitud de renovación de matricula notariada.
2. Presente un Balance General (Debidamente Firmado y Sellado) en original
3. Presente la Solvencia de la DIGESTYC que obtuvimos anteriormente.
4. y la Boleta de Pago de la matricula de comercio.

Luego de estos pasos solo esperamos la contestación del CNR, podemos verificar su estado en la ventanilla virtual en su sitio Web y listo.

• Un último consejo no se olvide de que todo tramite en el CNR debe de llevar el número de expediente que le han asignado o sino es posible que le rechacen el trámite.