La Crisis Empresarial y el Control Interno Parte 2

Continuando con el tema, trataremos algunos aspectos a considerar dentro del control interno, los cuales iremos desarrollando poco a poco, ya que tratar un control interno integral es muy amplio y hay ciertos aspectos en los cuales es necesario ampliar, bueno espero que le guste el tema, y dejen comentarios para saber si les ha gustado, y si tienen alguna duda para poder ampliarla.

Mejorar de forma eficiente el control interno.

Uno de los elementos más importantes de la contabilidad, y muchas veces el más olvidado, es el control interno.

El control interno, en palabras sencillas, es el conjunto de normas y procedimientos necesarios para salvaguardar los activos de la empresa. Por lo tanto en control interno involucra todos los elementos de los cuales consta una empresa. El contador debe diseñar adecuadamente el control interno de la empresa.

Cuando el control interno es fuerte y esta funcionado, los riesgos de las empresas de perder sus activos se ven reducidos drásticamente.

El control interno de una empresa cuando ha sido pensado adecuadamente evitara que los recursos sean mal utilizados, evitando un incremento de los costos y Gastos.

Los elementos que hay que tener en consideración y normar el pronto posible dentro de una empresa son:

1. Efectivo. El dinero en efectivo de las entidades es causa de mayor debilidad, tanto para los empleados y extraños. Con este rubro se deben de implementar dos herramientas:
1. Corte de Caja, que se utiliza para determinar si los ingreso coinciden el efectivo y documentación existente en caja. Se debe de realizar por lo menos uno diario al final del día, por cada una de las cajas que existan.
2. Arqueo de Caja, tiene la misma finalidad que el corte de caja, lo único que este se realiza sorpresivamente, sin que nadie sepa cuando se va a realizar, este es utilizado mucho para verificar la caja chica.

2. Bancos. Siempre hay que tener un cuidado especial en las remesas, cheques y cualquier transferencia bancaria que se realice, ya que contablemente se puede manipular los datos de los bancos, y reflejar un saldo diferente de lo que se tiene en realidad, al igual que el banco existen dos herramientas:
1. Conciliación Bancaria. Se utiliza para verificar que los datos que están dentro de la contabilidad coincida con el estado de cuentas enviado por el banco, existen tres al menos tres métodos para realizar.

i. Partiendo del saldo de Bancos y Conciliado en Saldo de Contabilidad.

ii. Partiendo del Saldo de Contabilidad y Conciliando el Saldo del Banco.

iii. Estilo Libros.

Mas que métodos son lo forma de presentación de la información, para profundizar este tema lo haremos en un publicación posterior, o revisen las conciliaciones bancarias.

2. Confirmación de Saldos. Se solicita a las instituciones bancarios que Verifiquen si el saldo que refleja nuestra conciliación Bancaria, esto se realiza para comprobar que los datos no han sido manipulados por terceros.
2. Cuentas por Cobrar. Es muy saludable para las empresa realizar un estudio detenido de las cuentas de nuestro clientes teniendo en cuenta:
1. El nivel de endeudamiento que posee el cliente.
2. La capacidad de Pago.
3. Historia de Morosidad.
4. La documentación que garantiza la deuda.
5. Recomendaciones crediticias.

Además se debe de considerar un porcentaje razonable por incobrabilidad. Una herramienta útil para verificar es realizar un arqueo de cuentas por cobrar, en donde se tomo el estado de cuentas del cliente y se verifican sus pagos y la documentación de respaldo, el cual puede ser:

1. El documento de venta.

2. Quedan

3. Pagare.

4. Letra de Cambio

Cualquier documento que respalde la deuda.

Continuaremos en la próxima publicación.

PROVISIONES MENSUALES

Para toda sociedad o persona natural que se encuentre obligada a llevar una contabilidad formal debe mensualmente realizar ciertas provisiones.

En primer lugar ¿Qué es una provisión? De acuerdo a la NIC 37 una provisión es un Pasivo del que se tiene la certidumbre de su cuantía y/o su vencimiento.

Esta misma NIC establece que la provisión debe cumplir tres condiciones:

1. La empresa tiene obligaciones presentes como resultado de un suceso pasado.
2. la empresa debe desprenderse de recursos, que incorporen beneficios económicos, para cancelar la obligación.
3. Puede hacerse una estimación fiable del importe de la obligación.

¿Porqué se provisiona? La provisión se realiza con el objetivo de registrar el gasto o el costo en el periodo que ocurre, sin importar si se realiza un pago o no por este, siguiendo los principios de contabilidad, principalmente el principio de devengado que estudiamos en publicaciones anteriores.

¿Cuáles son las provisiones más comunes?

Las provisiones que deben de realizarse mes a mes son:

1. Provisión por el pago del seguro social
2. Provisión por el pago de la Pensión
3. Provisión por el pago de impuestos, pueden ser municipales o de hacienda
4. Provisión por el pago de servicios como Auditoria Externa y/o Fiscal
5. Provisión por depreciaciones *

Las depreciaciones son un tipo muy especial, ya que no significan una real salida de dinero, hasta que el bien es vendido, o dado de baja, pero deben realizarse mes a mes para no sacrificar el mes de diciembre con el gasto acumulado de todo el año o periodo.

El mes de diciembre es también un caso especial, ya que en este mes se deben provisión a demás de las normales de cada periodo, todos aquellos gastos o costos que afecten las utilidades del periodo a un cuando se paguen en el siguiente, como por ejemplo, los recibos por luz, agua, teléfono, Internet, etc.

La forma básica para realizar una partida de provisión es:

Partida XX
Concepto	Debe	Haber
Gasto o costo	$ xxx.xx
Pasivo		$ xxx.xx

Los pilares de la contabilidad

Cuando hablamos de los procesos contables se entiende que se tratan de una serie de pasos que se ejecutan con el propósito de obtener la información financiera al final de un período; pero estos pasos tienen una base o lineamientos pre – establecidos que son de carácter obligatorio para todas las empresas que operan en el país (muchos de ellos también se utilizan a nivel internacional) para que al momento de elaborar los Estados Financieros, éstos presenten una imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados obtenidos.

Estas bases o pilares los constituyen los principios de contabilidad generalmente aceptados que nos proporcionan la guía para identificar, medir, clasificar, registrar, analizar, evaluar de forma clara, completa y fidedigna la información contable.

Algunos de los principios de contabilidad generalmente aceptados son:

§ Ente económico. El ente económico es la empresa, esto es, la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos.

§ Continuidad. Los recursos y hechos económicos deben contabilizarse y revelarse teniendo en cuenta si el ente económico continuará o no funcionando normalmente en períodos futuros.

§ Unidad de medida. Los diferentes recursos y hechos económicos deben reconocerse en una misma unidad de medida. En nuestro caso el Dólar de los Estados Unidos de Norteamérica.

§ Período. El ente económico debe preparar y difundir periódicamente estados financieros, durante su existencia. Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones. Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente económico debe emitir estados financieros de propósito general.

§ Valuación o Medición. Tanto los recursos como los hechos económicos que los afecten deben ser apropiadamente cuantificados en términos de la unidad de medida.

§ Esencia sobre forma. Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal. Cuando en virtud de una norma superior, los hechos económicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposición sobre la situación financiera y los resultados del ejercicio.

§ Realización. Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.

§ Asociación. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el período corriente.

§ Mantenimiento del patrimonio. Se entiende que un ente económico obtiene utilidad, o excedentes, en un período únicamente después de que su patrimonio al inicio del mismo, excluidas las transferencias de recursos a otros entes realizadas conforme a la ley, haya sido mantenido o recuperado. Esta evaluación puede hacerse respecto del patrimonio financiero (aportado) o del patrimonio físico (operativo).

§ Revelación plena. El ente económico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación financiera, los cambios que ésta hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo. La norma de revelación plena se satisface a través de los estados financieros de propósito general, de las notas a los estados financieros, de información suplementaria y de otros informes, tales como el informe de los administradores sobre la situación económica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno.

§ Importancia relativa o Materialidad. El reconocimiento y presentación de los hechos económicos debe hacerse de acuerdo con su importancia relativa. Un hecho económico es material cuando, debido a su naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios de la información. Al preparar estados financieros, la materialidad se debe determinar con relación al activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al capital de trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio, según corresponda.

§ Prudencia. Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y verificable un hecho económico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobrestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.

§ Características y prácticas de cada actividad. Procurando en todo caso la satisfacción de las cualidades de la información, la contabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las características y prácticas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, su ubicación geográfica, su desarrollo social, económico y tecnológico.