No diferenciar lo personal de los negocios. (Parte 2)

Hay ocasiones en las cuales lo personal se antecede a lo empresarial, ya que tiene una dependencia sobre los recursos que se han colocado a disposición y provocara una inestabilidad en el desarrollo adecuado de los planes de negocio.

Hay que considerar que en ocasiones esta forma de pensar, puede crear un incumplimiento con el pago de planillas y de esta manera se estará faltando al activo mas importante de la empresa bien organizada, el cual son los empleados, y se debe de considerar que si un empleado esta molesto se puede volver en un posible fallo en el control interno.

Existen ocasiones en las cuales no se hayan medido adecuadamente los limites pueden provocar el incumplimiento con los clientes, puede ocurrir que algún cliente pague por anticipado la compra de mercancía y se utilice ese dinero para el pago de la cuota del vehículo personal, resulta que también nuestro proveedor exige el pago de las cuotas atrasadas para que puedan enviar el producto, pero al no tener claras las prioridades se ha llevado a incumplir con los clientes u esto conlleva a la perdida de la credibilidad empresarial.

Para ir concluyendo este tema, hay que considera que cualquier empresa se vuelva rentable como la gallina de los huevos de oro, con lo cual hay que tener paciencia para que ponga a cada uno de los huevos, y cuando no tenemos dicha paciencia es como matar a la gallina porque no se tiene el tiempo para esperar cada uno de los huevos, por lo tanto abrimos la gallina para sacárselos todos de una sola vez, ya que queremos que la empresa tenga la capacidad de cubrir todos y cada uno de los caprichos que los socios tengan, y lo cual se logra con paciencia y dejando que las empresas tengan un pleno desarrollo y crecimiento necesario. Solo los verdaderos empresarios podrán superar esta fase, siendo consistentes de la situación en la cual su negocio se encuentra, hay que ser consistentes de la realidad en que se viven , y que la empresa es un organismo vivo que tiene un sistema pleno que se debe dejar que funcione adecuadamente para que puedan dar frutos por un largo tiempo y si somos buenos asesores puede que se ayude a que trascienda generaciones.

Estoy procurando darle varios enfoques a la temática que estamos tratando, pero al mismo tiempo me gustaría que comentaran para saber si se entiende lo que estoy tratando de trasladar, pero también se debe de recordar que este es un inicio y que mi objetivo es incentivar la curiosidad para ir indagando siempre es bueno leer sobre las diversas temáticas e ir visitando cada sitio en internet que toque un tema en especifico, espero que estemos presentes en la próxima entrega, hasta el siguiente tema.

¿Como fracasar en los negocios?

Cuando uno ha trabajado en una empresa, se da cuenta de ciertos errores que suceden al interior, los cuales si no se corrigen puede correr el riesgo de quebrar o de dejarlo en una situación desfavorable.

Dentro de estos errores he logrado enumerar algunos, a los cuales iré agregando otros conforme me sugieran ustedes, pero al mismo tiempo desarrollare los temas extendiéndolo y analizándolos.

1. No separar lo personal del negocio.(Parte 1)
2. Ignorar las leyes.
3. Contratar al personal en base a su pretensión laboral en lugar de su capacidad o en base a la amistad.
4. Utilizar la caja como un cajero automático.
5. Explotar al personal.
6. Otorgar créditos a todo el mundo sin investigar su capacidad de pago.
7. Realizar cualquier negocio sin realizar e estudio de mercado correspondiente.
8. Utilizar el mantenimiento correctivo en lugar del preventivo.
9. Descuidar los créditos que se le han concedido.
10. No tomar como importante la información proporcionada por la contabilidad.
11. Solicitar asesoría a la competencia.
12. El cliente siempre tiene la razón.
13. Creer que uno siempre tiene la razón o que conoce sobre todos los temas.
14. Considerar que los mecanismos de control interno son procedimientos burocráticos y de perdida de tiempo.
15. Realizar una interpretación sobre los costos y gastos empresariales en base a especulaciones personales.
16. Crear un ambiente de desconfianza e inseguridad.
17. Comprar inventarios sin conocer la aceptación del mercado.
18. Descuidar a los buenos clientes y realizarles un competencia desleal.
19. Crear negocios parásitos.

Desde luego esta es mi apreciación personal, pero puede ser un punto de partida para ir profundizando en estos temas, siempre hay que tener en cuenta que los empresas son entes vivos, que hay que ir alimentando y hay que vacunarlos ante las enfermedades.

La responsabilidad del contador

El contador de la empresa tiene sobre su cabeza, una gran responsabilidad, la cual es de ser un asesor para la administración. Para lo cual debe ser un profesional completo en todos los aspectos, sino no lo logrará desarrollar su función.

Cuando un contador esta lo suficientemente preparado, es una ayuda inmediata y fiable para los usuarios de la información financiera, ya que deja de ser un simple empleado encargado de la elaboración de los estados financieros y pasa a ser un empleado capaz de proponer ideas que ayuden a mejor las funciones de la empresa.

Los contadores han sido menospreciados debido a que no se preparan para desempeñar todas funciones para las cuales puede ser requerido.

Un contador pleno debe de conocer sobre:

1. Economía
2. Finanzas
3. Análisis de cuentas por cobrar
4. Inventarios
5. Control Interno
6. Administración de personal
7. Análisis financiero
8. Macroeconomía
9. Microeconomía
10. Computación
11. Ofimática
12. Internet
13. Redes
14. Comunicación
15. Mercadotecnia
16. Ventas
17. Compras
18. Planillas
19. Leyes

La lista se me queda corta ya que el contador debe ser capaz y competente para desempeñar cualquier cargo siendo eficiente en cada uno de ellos.

Por eso todos los que desarrollamos la función del contador, debemos tener la capacidad de aprender de manera continua cada uno de los aspecto necesarios.

La importancia de la tecnología en los negocios

 

En el mundo globalizado de los negocios en el que estamos viviendo en los últimos años, es importante tener las herramientas adecuadas necesarios para agilizar los procesos administrativos dentro de las organizaciones.

Una de las herramientas administrativas es la adquisición de tecnología útil para poder tomar la delantera  en los mercados.Durante el desarrollo de este tema, tratare de explicar en pocas palabras los siguientes tópicos:

1. Las redes sociales
2. Los buscadores
3. Ofimática
4. El business intelligence BI

 

LAS REDES SOCIALES

En los últimos años se a desatado un fenómeno creciente de las redes sociales en las cuales todos quieren participar, incluso se ha creado una dependencia grande de este tipo de sitio dentro de la red de internet.

Pero algunos han encontrado en ello un estilo de publicidad que ha ido evolucionado a tal punto que se ha vuelto un modo de vida para algunos, pero al mismo tiempo es una forma de dar atención personalizada al cliente.

Tambien se ha convertido en un escaparate para mostrar el producto que se ofrece para la venta, y es una forma de ir mostrando los ventajas que se tiene al adquirir los productos que se esta promocionado.

LOS BUSCADORES

Cuando los navegares comenzaban a surgir nadie los tomaba en cuenta, pero poco a poco fuero tomando gran realce al ir incorporando publicidad dentro de sus sitios, convirtiendo en un medio de promocionar la empresa o los productos de forma focalizada y económica.

Al decir que es una publicidad focaliza, se da porque las personas que están en los buscadores, realmente están buscando lo que estos ofrecen. hay que tener en cuenta que este rubro hay un buscador que esta predominando y ese google.

LA OFIMATICA

Cuando una empresa empieza con el uso de la tecnología lo único que puede adquirir o lo primero que compra es el office, independiente de la versión.

Con ello se adquiere:

• Un procesador de textos, con el cual se redactan cartas, documentos informes, etc.
• Una hoja de cálculo, esta herramienta es muy útil si se desea analizar información.
• Bases de datos, con ello se puede obtener un pequeño archivo organizado con toda la información que deseemos analizar de forma eficiente
• Un presentador, este es muy útil si se quiere tener una forma profesional para mostrar ideas, productos o cualquier otra cosa.

Claro esta que es necesario capacitarse en cada uno de ellos, si se desea obtener el máximo provecho de estos, y así realmente lograr ser eficientes al realizar el trabajo.

EL BUSINESS INTELLIGENCE (BI)

Es es un nuevo concepto que ha tomado mucho realce, y el objetivo principal de esto es mejorar los procesos administrativos,procurando evitar que el ingreso indebido de la información,por medio de validaciones.

Además trata de que la información sea ingresada una sola vez, eliminado la duplicidad de datos dentro de las base de datos.

Tambien trata sobre la minería de datos, con esto se analiza a profundidad los datos que se han obtenido en periodos anterior logran resultado significativos en los procedimientos y costumbre de la empresa para realizar los procesos.

Cuando la tecnología se utiliza correctamente puede ayudar a mejorar el funcionamiento de la organización, pero si no se sabe administrar, puede provocar un retraso en todos los procesos de esta.

Siempre se debe contratar a personal que tenga experiencia en el uso de la tecnología, o que por lo menos este dispuesta aprender, porque de lo contrario  solamente será un obstáculo que evitara mejorar a la empresa en su totalidad.

Como siempre este tema ha tratado temas de manera general, pero si alguno le interesa que se profundice en algún tópico especifico, puede solicitar y procurare desarrollarlo en el menor tiempo posible. Tambien pueden sugerir cualquier tema para ir tratando dentro de este espacio, saludos y hasta la próxima.

Trabajo en equipo.

Una filosofia de trabajo que debe ser establecida en todas las empresas que desean salir adelante en cualquier ambiente, por muy hostil que este sea, es la de trabajo en equipo.

No hay que confundir, la realizacion del trabajo de otro con el trabajo en equipo. La diferencia se da que cuando esto ocurre normalmente existe un oportunista en la empresa que solo espera que otros realicen el trabajo que le corresponde, a este tipo de personas yo los denomino los parasitos laborales.

Continuando con nuestro tema, el trabajo en equipo es la colaboración entre cada uno de los miembro del equipo, pero al mismo tiempo la disposición de aprender de los demas, cuando el trabajo en equipo se desarrollo al interior de la empresa todas las tareas se realizan a un nivel aceptable de certeza, es decir que se realizan con el mínimo de errores y también se realizan en el tiempo razonable, por lo tanto se logran las metas que los diferentes departamentos se han propuesto.

Para lograr estos niveles de trabajo, es necesario involucrar a cada uno de los miembros del equipo, es lógico que es un proceso dificil si es que no hay un compromiso real por parte de cada uno de los integrantes.

Cuando los miembros del equipo tienen la plena convicción que el trabajo que realizan, para la empresa, es importante para el desarrollo de esta, ya se tiene el primer paso para la integración del equipo.

Las ventajas que se obtienen al lograr esta filosofia de trabajo es:

1. Que los recursos de la empresa son utilizados de forma eficiente y eficaz.
2. Que cada uno de los miembros toma conciencia, de que el trabajo que realizan en la empresa es de vital importancia para que esta crezca.
3. Los trabajos son realizados en el tiempo correcto, obteniendo la información en el tiempo adecuado, lo cual es importante es la toma de decisiones.
4. Los problemas personales se reducen de forma significativa, lo cual evita las molestias al interior del equipo.
5. Cada uno de los miembros esta dispuesto a seguir adelante, para el desarrollo de la empresa, ya que se comprende que tambien es un desarrollo en el area personal.
6. El mismo equipo de trabajo se corrige, con lo cual cada uno ayuda a mejorar los controles y procedimientos de la empresa.
7. La empresa tendra una armonia, en donde los trabajares tendran satisfacción.
8. Los clientes estarán satisfechos y por lo tanto serán fieles con la empresa.

Para lograr ésta filosofia de trabajo es necesario:

1. Tener lideres empresarials que sean carismáticos y que pueden transmitir con facilidad los objetivos planteados.
2. Crean un ambiente de compromiso hacia cada uno de los empleados, haciéndoles saber que son importantes para la empresa.
3. Logra que los empleados se valoren como capaces y competentes para realizar cualquier tipo de desafío que se les planteen.
4. Evitar que los problemas personales, trasciendan a los propios de la empresa, es decir que cuando hayan diferencias entre empleados hay que intervenir lo mas antes posible para evitar que estos influyan negativamente en el desarrollo de las tareas.

Bueno, esto seria todo por hoy, hay que tener en cuenta que esto solo es un inicio sobre este tema, por lo cual hay que ir fortaleciendo mas con otro tipo de materiales hay que ir compartiendo las experiencia que cada uno tiene, como siempre hago el llamado que escriban sus comentario y propongan mas temas para ir agregando a este espacio.

La Administración inteligente.

Después de haber desaparecido un tiempo, he decidido retomar el rumbo nuevamente para tratar de explicar algunos aspectos importantes dentro de la administración de las empresas en las cuales laboramos.

Un aspecto importante, y muy descuidado, en las pequeñas empresas es de poner dentro de las jefaturas personal competente y calificado en dichos puestos de trabajo, pero hay que tener en cuenta que estos serán los que propondrán las directrices necesarias para el buen funcionamiento de toda la empresa.

Al mismo tiempo se deben de incorporar personal que tenga la facultad de trabajar en equipo, ya que si no se logra tener armonía entre los diferentes departamentos que puedan conformar la estructura organizacional de la empresa, no se podrá lograr un funcionamiento adecuando de toda la maquinaria necesaria para lograr desarrollar adecuadamente los objetivos de la organización.

Otro error muy común dentro de este tipo de entidades, es de contratar en dichos puestos a familiares y/o amigos, sin tener los conocimientos adecuados, lo cual muchas veces termina causando que el personal que trabaja bajo su dirección no logre desarrollar sus funciones, ya que quien los supervisa no lo puede hacer correctamente porque no sabe como realizarlo, y en otras ocasiones comienzan a realizar cambios sin primero meditar porque están algunos procedimientos, lo cual puede conllevar a que los procesos se realicen incorrectamente.

Algunos jefes tienen la idea errónea de que para agilizar los procesos se deben de saltar pasos dentro de un procedimiento, pero en realidad se esta perdiendo los controles y por ende la seguridad de los activos de la empresa, pero cuando se pone a discutir sobre eso algunos tildan de procesos burócratas, haciendo hincapié de que no sirve para nada, lo mas lamentable es que luego estos mismos comienzan a decir que no logran ver todo el panorama de los eventos.

También sucede que muchos dueños de empresa creen que hay que crear los puestos de trabajo, en base a la persona que se tiene a la vista para contratar, en lugar de pensarlo en base a las necesidades que tiene la empresa con lo cual no se lograr obtener los objetivos de la empresa.

Un último aspecto que sucede es que la mayoría de dueños de empresa quieren tomar decisiones de corrección cuando ya la empresa tiene severos daños en su estructura, y la única forma real de corregir este aspecto es sustituyendo a la mayoría de los empleados para eliminar al personal que esta maleado y poder realizar cambios sustanciales en los procedimientos de control de la empresa,

Para ir terminado este tema, he tratado algunos aspectos que puede ayudar a mejor el funcionamiento de la empresa, pero también se que no son lo únicos, por eso te invito a que comentes y propongas mas temas, nos vemos hasta la próxima.

La Crisis Empresarial y el Control Interno Parte 2

Continuando con el tema, trataremos algunos aspectos a considerar dentro del control interno, los cuales iremos desarrollando poco a poco, ya que tratar un control interno integral es muy amplio y hay ciertos aspectos en los cuales es necesario ampliar, bueno espero que le guste el tema, y dejen comentarios para saber si les ha gustado, y si tienen alguna duda para poder ampliarla.

Mejorar de forma eficiente el control interno.

Uno de los elementos más importantes de la contabilidad, y muchas veces el más olvidado, es el control interno.

El control interno, en palabras sencillas, es el conjunto de normas y procedimientos necesarios para salvaguardar los activos de la empresa. Por lo tanto en control interno involucra todos los elementos de los cuales consta una empresa. El contador debe diseñar adecuadamente el control interno de la empresa.

Cuando el control interno es fuerte y esta funcionado, los riesgos de las empresas de perder sus activos se ven reducidos drásticamente.

El control interno de una empresa cuando ha sido pensado adecuadamente evitara que los recursos sean mal utilizados, evitando un incremento de los costos y Gastos.

Los elementos que hay que tener en consideración y normar el pronto posible dentro de una empresa son:

1. Efectivo. El dinero en efectivo de las entidades es causa de mayor debilidad, tanto para los empleados y extraños. Con este rubro se deben de implementar dos herramientas:
1. Corte de Caja, que se utiliza para determinar si los ingreso coinciden el efectivo y documentación existente en caja. Se debe de realizar por lo menos uno diario al final del día, por cada una de las cajas que existan.
2. Arqueo de Caja, tiene la misma finalidad que el corte de caja, lo único que este se realiza sorpresivamente, sin que nadie sepa cuando se va a realizar, este es utilizado mucho para verificar la caja chica.

2. Bancos. Siempre hay que tener un cuidado especial en las remesas, cheques y cualquier transferencia bancaria que se realice, ya que contablemente se puede manipular los datos de los bancos, y reflejar un saldo diferente de lo que se tiene en realidad, al igual que el banco existen dos herramientas:
1. Conciliación Bancaria. Se utiliza para verificar que los datos que están dentro de la contabilidad coincida con el estado de cuentas enviado por el banco, existen tres al menos tres métodos para realizar.

i. Partiendo del saldo de Bancos y Conciliado en Saldo de Contabilidad.

ii. Partiendo del Saldo de Contabilidad y Conciliando el Saldo del Banco.

iii. Estilo Libros.

Mas que métodos son lo forma de presentación de la información, para profundizar este tema lo haremos en un publicación posterior, o revisen las conciliaciones bancarias.

2. Confirmación de Saldos. Se solicita a las instituciones bancarios que Verifiquen si el saldo que refleja nuestra conciliación Bancaria, esto se realiza para comprobar que los datos no han sido manipulados por terceros.
2. Cuentas por Cobrar. Es muy saludable para las empresa realizar un estudio detenido de las cuentas de nuestro clientes teniendo en cuenta:
1. El nivel de endeudamiento que posee el cliente.
2. La capacidad de Pago.
3. Historia de Morosidad.
4. La documentación que garantiza la deuda.
5. Recomendaciones crediticias.

Además se debe de considerar un porcentaje razonable por incobrabilidad. Una herramienta útil para verificar es realizar un arqueo de cuentas por cobrar, en donde se tomo el estado de cuentas del cliente y se verifican sus pagos y la documentación de respaldo, el cual puede ser:

1. El documento de venta.

2. Quedan

3. Pagare.

4. Letra de Cambio

Cualquier documento que respalde la deuda.

Continuaremos en la próxima publicación.